Legal
Privacy Policy
How Gathers collects, uses, and protects your data.
Last updated: August 31, 2026 · Senast uppdaterad: 31 augusti 2026
English
1. Who We Are
Gathers AI AB ("Gathers", "we", "us", or "our") operates the Gathers platform — an intelligent accounts receivable infrastructure. Our registered office is in Sweden. For questions about this policy, contact us at [email protected].
2. What Data We Collect
We collect data you provide directly, data generated through your use of our services, and data from integrated third-party systems:
- Account data: name, email address, company name, job title, and billing information
- Usage data: log files, feature interactions, session data, and browser/device information
- Financial data: invoice records, customer data, and payment information you import or connect via integrations (e.g. ERP systems, accounting software)
- Communications: messages you send us via email or support channels
3. How We Use Your Data
We use your data to:
- Provide, operate, and improve the Gathers platform
- Process transactions and send related information
- Send service-related communications (e.g. account confirmations, security alerts)
- Send marketing communications where you have opted in
- Comply with legal obligations
- Detect, investigate, and prevent fraudulent or illegal activity
4. Legal Basis for Processing (GDPR)
For users in the European Economic Area, our legal bases for processing personal data are:
- Contract: processing necessary to perform our agreement with you
- Legitimate interests: improving our services, preventing fraud, and communicating about relevant updates
- Legal obligation: compliance with applicable laws and regulations
- Consent: where you have explicitly opted in (e.g. marketing emails)
5. Data Sharing
We do not sell your personal data. We may share data with:
- Service providers: trusted third parties who help us operate our platform (e.g. cloud infrastructure, analytics, payment processors) under data processing agreements
- Integration partners: systems you connect to Gathers (e.g. Visma, NetSuite, Dynamics 365), only as directed by you
- Legal authorities: where required by law or to protect the rights and safety of Gathers or others
6. Google Workspace API Data and AI/ML Use
Where you connect a Google Workspace account (for example, Gmail) to Gathers, our use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Artificial intelligence and machine learning. Gathers uses AI and machine learning to classify accounts receivable correspondence, extract invoice and payment details, and draft suggested replies. Google user data — whether raw, aggregated, anonymised, or otherwise derived — is never used to develop, train, or improve generalized or foundational artificial intelligence or machine learning models, whether our own or those of any third party. We do not transfer Google user data to any third party for that purpose, and we do not use it for advertising, credit assessment, or any purpose other than providing and improving the user-facing features described in this policy.
Human access. We do not allow humans to read Google user data unless we have your explicit consent to do so, it is necessary for security purposes or to comply with applicable law, or the data has been aggregated and anonymised for internal operations.
7. Data Retention
We retain your personal data for as long as your account is active or as needed to provide you with services. After account closure, we retain data for up to 36 months unless a longer retention period is required by law. Financial records may be retained for up to 7 years in accordance with Swedish accounting regulations.
8. Your Rights
Under GDPR, you have the right to:
- Access the personal data we hold about you
- Request correction of inaccurate data
- Request deletion of your data ("right to be forgotten")
- Object to or restrict certain processing activities
- Request portability of your data in a structured, machine-readable format
- Withdraw consent at any time (where processing is based on consent)
- Lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY) at imy.se
To exercise any of these rights, contact us at [email protected].
9. Cookies
We use cookies and similar tracking technologies to operate and improve our platform. You can control cookie preferences through your browser settings. Disabling certain cookies may affect the functionality of our services.
10. Security
We implement industry-standard technical and organisational measures to protect your data, including encryption in transit and at rest, access controls, and regular security assessments. However, no method of transmission over the internet is 100% secure.
11. Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of significant changes by email or via a prominent notice on our platform. Your continued use of Gathers after such changes constitutes acceptance of the updated policy.
Svenska
Integritetspolicy
Senast uppdaterad: 31 augusti 2026
1. Vem vi är
Gathers AI AB ("Gathers", "vi", "oss" eller "vår") driver Gathers-plattformen — en intelligent infrastruktur för kundreskontra. Vår registrerade adress finns i Sverige. Vid frågor om denna policy, kontakta oss på [email protected].
2. Vilka uppgifter vi samlar in
Vi samlar in uppgifter som du lämnar direkt, uppgifter som genereras via din användning av våra tjänster, samt uppgifter från integrerade tredjepartssystem:
- Kontouppgifter: namn, e-postadress, företagsnamn, befattning och faktureringsinformation
- Användningsdata: loggfiler, funktionsinteraktioner, sessionsdata och information om webbläsare/enhet
- Finansiella uppgifter: fakturaregister, kunduppgifter och betalningsinformation som du importerar eller ansluter via integrationer (t.ex. ERP-system, bokföringsprogram)
- Kommunikation: meddelanden du skickar oss via e-post eller supportkanaler
3. Hur vi använder dina uppgifter
Vi använder dina uppgifter för att:
- Tillhandahålla, driva och förbättra Gathers-plattformen
- Behandla transaktioner och skicka relaterad information
- Skicka tjänsterelaterad kommunikation (t.ex. kontobekräftelser, säkerhetsvarningar)
- Skicka marknadsföringskommunikation där du har gett ditt samtycke
- Uppfylla rättsliga skyldigheter
- Upptäcka, utreda och förhindra bedräglig eller olaglig aktivitet
4. Rättslig grund för behandling (GDPR)
För användare inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet är våra rättsliga grunder för behandling av personuppgifter:
- Avtal: behandling som krävs för att fullgöra vårt avtal med dig
- Berättigade intressen: förbättring av våra tjänster, förebyggande av bedrägeri och kommunikation om relevanta uppdateringar
- Rättslig förpliktelse: efterlevnad av tillämpliga lagar och regler
- Samtycke: där du uttryckligen har samtyckt (t.ex. marknadsföringsmejl)
5. Delning av uppgifter
Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi kan dela uppgifter med:
- Tjänsteleverantörer: betrodda tredje parter som hjälper oss att driva vår plattform (t.ex. molninfrastruktur, analys, betalningsprocessorer) under personuppgiftsbiträdesavtal
- Integrationspartners: system du ansluter till Gathers (t.ex. Visma, NetSuite, Dynamics 365), endast enligt dina instruktioner
- Rättsliga myndigheter: när det krävs enligt lag eller för att skydda rättigheter och säkerhet för Gathers eller andra
6. Google Workspace API-data och användning av AI/ML
När du ansluter ett Google Workspace-konto (till exempel Gmail) till Gathers följer vår användning och överföring av information som mottagits från Googles API:er till andra appar Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).
Artificiell intelligens och maskininlärning. Gathers använder AI och maskininlärning för att klassificera kundreskontrakorrespondens, extrahera faktura- och betalningsuppgifter samt föreslå utkast till svar. Google-användardata — oavsett om den är rå, aggregerad, anonymiserad eller på annat sätt härledd — används aldrig för att utveckla, träna eller förbättra generaliserade modeller eller grundmodeller för artificiell intelligens eller maskininlärning, varken våra egna eller någon tredje parts. Vi överför inte Google-användardata till någon tredje part för detta ändamål, och vi använder den inte för marknadsföring, kreditbedömning eller något annat ändamål än att tillhandahålla och förbättra de användarvända funktioner som beskrivs i denna policy.
Mänsklig åtkomst. Vi tillåter inte att människor läser Google-användardata om vi inte har ditt uttryckliga samtycke, det är nödvändigt av säkerhetsskäl eller för att följa tillämplig lag, eller uppgifterna har aggregerats och anonymiserats för intern drift.
7. Lagringstid
Vi sparar dina personuppgifter så länge ditt konto är aktivt eller som behövs för att tillhandahålla dig tjänster. Efter kontoavslutning sparar vi uppgifter i upp till 36 månader, om inte en längre lagringstid krävs enligt lag. Finansiella uppgifter kan sparas i upp till 7 år i enlighet med svenska bokföringsregler.
8. Dina rättigheter
Enligt GDPR har du rätt att:
- Få tillgång till de personuppgifter vi har om dig
- Begära rättelse av felaktiga uppgifter
- Begära radering av dina uppgifter ("rätten att bli glömd")
- Invända mot eller begränsa viss behandling
- Begära dataportabilitet i ett strukturerat, maskinläsbart format
- Återkalla samtycke när som helst (där behandlingen grundas på samtycke)
- Lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se
För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på [email protected].
9. Cookies
Vi använder cookies och liknande spårningstekniker för att driva och förbättra vår plattform. Du kan kontrollera cookie-inställningar via din webbläsares inställningar. Att inaktivera vissa cookies kan påverka funktionaliteten hos våra tjänster.
10. Säkerhet
Vi implementerar branschstandardiserade tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter, inklusive kryptering under överföring och lagring, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsbedömningar. Ingen överföringsmetod via internet är dock 100 % säker.
11. Ändringar av denna policy
Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan. Vi meddelar dig om väsentliga ändringar via e-post eller via ett tydligt meddelande på vår plattform. Din fortsatta användning av Gathers efter sådana ändringar innebär att du accepterar den uppdaterade policyn.
